Chi Phí Mở Quán Cafe Gồm Những Khoản Nào? Tổng Cộng Hết Bao Nhiêu?

Mở quán cà phê là một trong những lĩnh vực kinh doanh hấp dẫn, thu hút nhiều nhà đầu tư bởi nhu cầu thưởng thức cà phê và tìm kiếm không gian thư giãn của khách hàng ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, để biến ý tưởng thành hiện thực, yếu tố quan trọng nhất mà bất kỳ ai cũng cần chuẩn bị chính là chi phí mở quán cafe. Việc hiểu rõ và dự trù đầy đủ các khoản chi phí sẽ giúp bạn xây dựng kế hoạch tài chính hiệu quả, hạn chế rủi ro và đảm bảo quán hoạt động ổn định ngay từ những ngày đầu. Vậy mở quán cà phê cần những khoản chi phí nào và ước tính cụ thể ra sao? Timefx sẽ giúp bạn giải đáp chi tiết những thắc mắc này trong bài viết dưới đây!

Mở quán cà phê cần tối thiểu bao nhiêu vốn?

Trong lĩnh vực kinh doanh F&B, mở quán cà phê luôn là lựa chọn hấp dẫn bởi nhu cầu thưởng thức cà phê và không gian thư giãn của khách hàng ngày càng tăng cao. Tuy nhiên, trước khi bắt tay vào thực hiện, câu hỏi khiến nhiều người băn khoăn nhất chính là cần bao nhiêu vốn để bắt đầu. Việc xác định được số vốn tối thiểu không chỉ giúp bạn có kế hoạch tài chính rõ ràng mà còn định hướng mô hình kinh doanh phù hợp. Vậy chi phí mở cà phê cần tối thiểu bao nhiêu vốn để có thể vận hành ổn định và sinh lời?

Quán cà phê nhỏ, bình dân (take away hoặc quán vỉa hè)

Mô hình này phù hợp với người mới bắt đầu, vốn ít và muốn thử nghiệm trước khi đầu tư lớn. Diện tích quán thường chỉ từ 10 – 20m², có thể tận dụng vỉa hè, ki-ốt hoặc mặt bằng nhỏ trong hẻm đông người qua lại. Thiết kế quán không cần cầu kỳ, chỉ cần sạch sẽ, gọn gàng và có bàn ghế đơn giản.

Trang thiết bị cơ bản gồm máy pha cà phê nhỏ gọn (khoảng 15 – 30 triệu đồng), máy xay cà phê mini, ly tách, bình lắc, và một số dụng cụ pha chế khác. Menu thường tập trung vào cà phê pha máy, cà phê phin, trà chanh, nước ép và sinh tố đơn giản.

Tổng chi phí mở quán dao động từ 50 – 100 triệu đồng, bao gồm cả tiền thuê mặt bằng, sửa sang quán, mua nguyên liệu và chuẩn bị vốn dự phòng. Lợi thế của mô hình này là chi phí thấp, dễ xoay vòng vốn nhanh và phù hợp với xu hướng “cà phê mang đi”.

Quán cà phê tầm trung (phục vụ ngồi tại chỗ, diện tích 30 – 60m²)

Đây là loại hình phổ biến nhất hiện nay, đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng từ sinh viên, nhân viên văn phòng đến gia đình. Quán thường có diện tích từ 30 – 60m², được thiết kế theo phong cách riêng để tạo dấu ấn và không gian thoải mái cho khách ngồi lâu. Chi phí đầu tư tập trung nhiều vào nội thất (50 – 100 triệu đồng), trang trí ánh sáng, bàn ghế gỗ hoặc sofa.

Về máy móc, bạn cần chuẩn bị máy pha cà phê chuyên nghiệp 2 group (50 – 100 triệu đồng), máy xay công suất lớn, quầy bar, tủ lạnh và các thiết bị bảo quản. Menu được mở rộng với nhiều loại đồ uống như cà phê Ý, cà phê truyền thống, trà sữa, sinh tố, nước ép và có thể thêm bánh ngọt. Chi phí thuê mặt bằng ở khu vực trung tâm dao động từ 10 – 25 triệu đồng/tháng.

Tổng vốn cần chuẩn bị thường từ 150 – 300 triệu đồng, bao gồm cả chi phí marketing, nhân sự (2 – 4 người) và vốn lưu động. Đây là mô hình bền vững, dễ tạo thương hiệu riêng và có khả năng sinh lời cao nếu chọn đúng vị trí.

Quán cà phê quy mô lớn (phong cách chuyên nghiệp hoặc thương hiệu nhượng quyền)

Mô hình này hướng đến sự đầu tư bài bản, chuyên nghiệp, thường tọa lạc ở các vị trí đẹp như mặt tiền đường lớn, trung tâm thương mại, hoặc các khu dân cư cao cấp. Diện tích quán thường từ 100m² trở lên, không gian rộng rãi, được thiết kế đồng bộ theo phong cách sang trọng hoặc theo concept riêng biệt (ví dụ: cà phê sách, cà phê sân vườn, cà phê acoustic). Chi phí thiết kế và trang trí nội thất có thể từ 200 – 500 triệu đồng, hoặc hơn nếu theo phong cách cao cấp.

Máy móc, thiết bị hiện đại, gồm máy pha cà phê công suất lớn, nhiều máy xay, hệ thống tủ lạnh, lò nướng, và các công cụ hỗ trợ pha chế đồng bộ. Menu phong phú, đa dạng, ngoài cà phê còn có bánh ngọt, đồ ăn nhẹ, thậm chí đồ uống cao cấp. Đội ngũ nhân sự thường từ 10 người trở lên, bao gồm quản lý, pha chế chuyên nghiệp, nhân viên phục vụ và thu ngân. Ngoài ra, chi phí marketing, xây dựng thương hiệu, chạy quảng cáo và tổ chức sự kiện khai trương cũng cần ngân sách lớn.

Với mô hình nhượng quyền từ các thương hiệu nổi tiếng, bạn còn phải trả phí nhượng quyền và tuân thủ quy chuẩn thương hiệu. Tổng vốn đầu tư thường từ 500 triệu đến vài tỷ đồng, tùy quy mô, thương hiệu và vị trí kinh doanh.

Xem thêm: Bật Mí 7 Xu Hướng Thiết Kế Ghế Sofa Được Ưa Chuộng Hiện Nay

Tổng hợp các khoản chi phí mở quán cafe cơ bản

Trước khi bắt tay vào mở quán cà phê, việc lên kế hoạch tài chính chi tiết là điều vô cùng quan trọng. Nhiều người thường chỉ nghĩ đến tiền thuê mặt bằng hay mua máy móc, nhưng trên thực tế còn có rất nhiều khoản chi phí khác cần được tính toán cẩn thận. Nếu không chuẩn bị đầy đủ, bạn có thể gặp khó khăn trong quá trình vận hành. Vì vậy, hãy cùng tìm hiểu tổng hợp sơ lược những chi phí mở quán cà phê để có cái nhìn toàn diện và lập kế hoạch phù hợp.

• Chi phí thuê mặt bằng: Mặt bằng là yếu tố quan trọng nhất quyết định sự thuận lợi trong việc kinh doanh. Tùy vào vị trí và diện tích, chi phí thuê mặt bằng có thể dao động từ 5 – 10 triệu đồng/tháng cho quán nhỏ trong hẻm, đến 20 – 40 triệu đồng/tháng hoặc hơn cho những vị trí trung tâm, gần trường học, văn phòng. Ngoài tiền thuê hằng tháng, chủ quán thường phải đặt cọc trước từ 2 – 3 tháng. Vì vậy, đây là một trong những khoản chi phí cần chuẩn bị nhiều ngay từ đầu.
• Chi phí thiết kế và trang trí quán: Không gian quán là nơi tạo trải nghiệm cho khách hàng. Chi phí thiết kế và trang trí phụ thuộc vào phong cách quán: đơn giản, hiện đại hay cao cấp. Với quán nhỏ, bạn có thể chỉ cần 20 – 50 triệu đồng để sơn sửa, lắp đặt đèn và mua bàn ghế cơ bản. Với quán tầm trung và lớn, khoản đầu tư này có thể lên đến 100 – 300 triệu đồng, bao gồm thiết kế nội thất, trang trí, hệ thống ánh sáng, máy lạnh và cả tiểu cảnh (nếu có).
• Chi phí mua sắm máy móc và thiết bị: Để vận hành một quán cà phê, bạn cần nhiều thiết bị khác nhau như máy pha cà phê, máy xay, tủ lạnh, bình đun nước, máy làm đá, quầy bar, ly tách và dụng cụ pha chế. Máy pha cà phê loại cơ bản có giá 15 – 30 triệu đồng, trong khi máy chuyên nghiệp có thể từ 50 – 100 triệu đồng. Tổng chi phí cho thiết bị thường dao động từ 40 – 150 triệu đồng, tùy mô hình quán. Đây là phần chi phí cần được đầu tư đúng mức vì ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.
• Chi phí nguyên liệu: Nguyên liệu đầu vào gồm cà phê hạt, sữa, đường, trà, siro, bột cacao, nước ép trái cây và các loại topping kèm theo. Với quán nhỏ, bạn cần từ 5 – 10 triệu đồng để nhập nguyên liệu tháng đầu. Với quán tầm trung hoặc lớn, chi phí này có thể từ 20 – 50 triệu đồng. Ngoài ra, bạn cần duy trì việc nhập nguyên liệu thường xuyên để đảm bảo chất lượng và sự đa dạng của menu.

• Chi phí nhân sự: Nếu mở quán nhỏ, bạn có thể tự quản lý và chỉ cần 1 – 2 nhân viên. Với quán tầm trung, bạn cần 3 – 5 nhân viên gồm pha chế, phục vụ, thu ngân. Quán lớn cần đội ngũ từ 10 người trở lên, trong đó có quản lý. Lương trung bình mỗi nhân viên từ 4 – 7 triệu đồng/tháng, nên chi phí nhân sự hàng tháng dao động từ 10 – 70 triệu đồng tùy quy mô. Ngoài lương, còn cần tính thêm chi phí đào tạo và thưởng để giữ nhân viên ổn định.
• Chi phí marketing và quảng bá: Để thu hút khách hàng, bạn cần có chiến lược marketing ngay từ đầu. Hình thức quảng bá phổ biến là phát tờ rơi, treo banner, chạy quảng cáo Facebook, TikTok hoặc Google, đồng thời hợp tác với các ứng dụng giao hàng như GrabFood, ShopeeFood. Chi phí marketing ban đầu thường từ 5 – 20 triệu đồng cho giai đoạn khai trương. Sau đó, bạn nên duy trì chi phí quảng bá khoảng 3 – 10% doanh thu hàng tháng để giữ thương hiệu trong tâm trí khách hàng.
• Chi phí vận hành hàng tháng: Ngoài các khoản chi cố định, bạn còn phải chi cho điện, nước, internet, gas (nếu có), phần mềm quản lý bán hàng, vệ sinh và bảo trì thiết bị. Với quán nhỏ, khoản này khoảng 5 – 10 triệu đồng/tháng. Với quán lớn, có thể dao động từ 20 – 50 triệu đồng/tháng.
• Chi phí giấy tờ và thủ tục pháp lý: Để quán hoạt động hợp pháp, bạn cần đăng ký giấy phép kinh doanh, giấy phép an toàn vệ sinh thực phẩm và các thủ tục liên quan khác. Chi phí làm hồ sơ và giấy tờ thường dao động từ 3 – 10 triệu đồng tùy quy mô quán và dịch vụ bạn sử dụng.
• Chi phí dự phòng: Đây là khoản không thể thiếu để phòng ngừa rủi ro như thiết bị hỏng hóc, nguyên liệu tăng giá, hoặc doanh thu chưa ổn định trong những tháng đầu. Chi phí dự phòng thường chiếm khoảng 10 – 15% tổng vốn đầu tư, giúp bạn duy trì hoạt động quán khi có tình huống bất ngờ xảy ra.

Xem thêm: Bật Mí Nguồn Nhập Sỉ Máy Xông Tinh Dầu Trung Quốc Chất Lượng

Kinh nghiệm mở quán cà phê hiệu quả, tránh thất bại

Mở quán cà phê tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu bạn chưa có sự chuẩn bị kỹ lưỡng. Nhiều chủ quán thất bại ngay từ những tháng đầu tiên vì thiếu kinh nghiệm trong quản lý, chọn sai mô hình hay không kiểm soát tốt chi phí. Chính vì vậy, trước khi bắt đầu, bạn cần trang bị cho mình những kinh nghiệm quý báu để hạn chế rủi ro và tăng cơ hội thành công. Dưới đây là những kinh nghiệm mở quán cà phê giúp bạn tránh thất bại và vận hành hiệu quả hơn.

• Nghiên cứu thị trường và xác định khách hàng mục tiêu: Trước khi mở quán, bạn cần dành thời gian nghiên cứu thị trường, tìm hiểu xu hướng uống cà phê tại khu vực kinh doanh, mức thu nhập, thói quen và sở thích của khách hàng. Việc xác định rõ đối tượng khách hàng mục tiêu (sinh viên, dân văn phòng, người trung niên, giới trẻ thích sống ảo…) sẽ giúp bạn lựa chọn mô hình quán, menu và phong cách trang trí phù hợp. Nếu bỏ qua bước này, bạn dễ rơi vào tình trạng quán không có khách do không đáp ứng đúng nhu cầu.
• Lựa chọn mô hình và phong cách quán phù hợp: Có rất nhiều loại hình quán cà phê như cà phê bình dân, cà phê take away, cà phê văn phòng, cà phê sân vườn hay cà phê phong cách hiện đại. Mỗi mô hình đòi hỏi vốn đầu tư, diện tích và cách vận hành khác nhau. Kinh nghiệm là hãy chọn mô hình phù hợp với khả năng tài chính và thị trường mục tiêu thay vì chạy theo xu hướng. Một quán cà phê nhỏ nhưng có phong cách riêng và đồng bộ vẫn có thể thành công hơn quán lớn nhưng không rõ ràng về định hướng.
• Chọn địa điểm kinh doanh chiến lược: Địa điểm là yếu tố then chốt quyết định sự thành công của quán cà phê. Quán nên đặt ở khu vực đông dân cư, gần văn phòng, trường học hoặc nơi có lưu lượng người qua lại cao. Ngoài ra, cần chú ý đến chỗ để xe, mặt tiền dễ nhìn thấy và thuận tiện di chuyển. Nếu chọn sai vị trí, dù quán có đẹp hay cà phê ngon đến đâu, bạn cũng khó thu hút khách hàng ổn định.
• Quản lý tài chính và kiểm soát chi phí chặt chẽ: Nhiều chủ quán thất bại vì không tính toán kỹ chi phí và dòng tiền. Bạn cần lập kế hoạch tài chính chi tiết, bao gồm vốn đầu tư ban đầu, chi phí vận hành hàng tháng và quỹ dự phòng ít nhất 3–6 tháng. Hãy quản lý dòng tiền chặt chẽ, theo dõi doanh thu – chi phí hàng ngày, tránh lạm chi cho những hạng mục không cần thiết trong giai đoạn khởi đầu.
• Đảm bảo chất lượng đồ uống và dịch vụ: Chất lượng cà phê và đồ uống là linh hồn của quán. Bạn cần lựa chọn nguồn nguyên liệu đảm bảo, đào tạo nhân viên pha chế thành thạo và thường xuyên cải tiến menu. Đồng thời, dịch vụ khách hàng cũng là yếu tố quan trọng: nhân viên phục vụ thân thiện, nhanh nhẹn sẽ giúp khách hàng có trải nghiệm tốt và quay lại nhiều lần.

• Tạo điểm nhấn riêng và xây dựng thương hiệu: Trong thị trường cà phê cạnh tranh gay gắt, quán cần có điểm khác biệt để gây ấn tượng với khách hàng, có thể là phong cách trang trí độc đáo, concept sáng tạo, món signature đặc biệt hoặc dịch vụ chăm sóc khách hàng chu đáo. Việc xây dựng thương hiệu nhất quán từ logo, menu, đồng phục đến cách bài trí không gian sẽ tạo dấu ấn riêng và giúp bạn cạnh tranh hiệu quả.
• Đầu tư vào marketing và truyền thông: Không chỉ mở quán rồi chờ khách tự đến, bạn cần lên chiến lược marketing hiệu quả. Tận dụng các kênh mạng xã hội như Facebook, TikTok, Instagram để quảng bá, chia sẻ hình ảnh, video và chương trình khuyến mãi. Ngoài ra, hãy triển khai các hoạt động marketing offline như phát tờ rơi, treo banner, tổ chức khai trương giảm giá để thu hút sự chú ý ban đầu.
• Tuyển chọn và quản lý nhân sự hiệu quả: Nhân sự đóng vai trò quan trọng trong vận hành quán cà phê. Bạn nên tuyển chọn kỹ lưỡng, đào tạo nhân viên từ khâu pha chế, phục vụ đến thái độ ứng xử. Đồng thời, cần có chính sách quản lý, thưởng phạt hợp lý để giữ chân nhân viên gắn bó. Một đội ngũ ổn định và chuyên nghiệp sẽ giúp quán hoạt động trơn tru và tạo ấn tượng tốt với khách hàng.
• Luôn lắng nghe phản hồi và cải thiện liên tục: Khách hàng chính là thước đo cho sự thành công của quán. Bạn nên thường xuyên lắng nghe ý kiến phản hồi, ghi nhận góp ý để điều chỉnh kịp thời. Dù là thay đổi nhỏ như cải thiện hương vị cà phê, thêm món mới hay điều chỉnh cách phục vụ cũng đều có thể tạo sự hài lòng và giữ chân khách hàng lâu dài.
• Chuẩn bị tâm lý và kiên trì với kế hoạch: Kinh doanh quán cà phê không phải con đường dễ dàng. Trong những tháng đầu, bạn có thể chưa có lãi hoặc gặp nhiều khó khăn. Kinh nghiệm là cần chuẩn bị tâm lý kiên nhẫn, tin tưởng vào kế hoạch và kiên trì cải thiện từng bước. Sự bền bỉ và linh hoạt trong cách vận hành sẽ giúp bạn vượt qua giai đoạn khó khăn ban đầu và phát triển bền vững.

Xem thêm: Tổng Hợp Các Loại Bàn Bida Được Ưa Chuộng Trên Thị Trường Hiện Nay

Thế Giới Máy Pha – Chuyên cung cấp các loại máy pha cafe giá tốt, chất lượng cho quán

Thế Giới Máy Pha là đơn vị hàng đầu tại Việt Nam chuyên nhập khẩu và phân phối máy pha cà phê, máy xay, linh kiện và các phụ kiện pha chế – từ dòng máy cho gia đình, văn phòng đến máy công suất lớn cho quán và chuỗi cà phê. Với tiêu chí chất lượng – đa dạng – uy tín, Thế Giới Máy Pha cam kết mang đến giải pháp tối ưu cho khách hàng yêu cà phê trong cả khâu đầu tư thiết bị lẫn vận hành lâu dài.

Điểm nổi bật của Thế Giới Máy Pha:

• Thương hiệu uy tín & nhập khẩu chính hãng: Tất cả các loại máy pha cà phê Thegioimaypha.com đều được nhập khẩu và phân phối chính hãng từ nhiều thương hiệu nổi tiếng như Saeco, Wega, Coffee Queen, Bialetti, Casadio, Fiorenzato…
• Dòng sản phẩm đa dạng: Cung cấp máy pha mới, máy xay, linh kiện, dụng cụ barista, và cả máy pha cà phê thanh lý / máy pha cà phê cũ để phù hợp nhiều nhu cầu & ngân sách.
• Hệ thống phân phối rộng khắp & dịch vụ hậu mãi mạnh: Có nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện và đảm bảo phụ kiện, linh kiện luôn sẵn; hỗ trợ sửa chữa và bảo trì chuyên nghiệp.
• Uy tín trong ngành F&B: Được ghi nhận là nhà phân phối chính thức của nhiều thương hiệu máy pha cà phê hàng đầu tại Việt Nam.
• Giá hợp lý & chính sách rõ ràng: Cung cấp các dòng máy pha cà phê với mức giá trải rộng, tương ứng với nhiều loại máy – từ máy pha tự động, bán tự động đến máy nhỏ giọt.

Hãy liên hệ với Thế Giới Máy Pha ngay để được tư vấn thiết bị pha chế phù hợp nhất và khám phá cơ hội sở hữu máy pha cà phê chất lượng – kể cả dòng máy thanh lý – với giá tốt nhất.

• Địa chỉ 1: Số 638/45/4, Đ. Lê Trọng Tấn, P. Bình Hưng Hòa, Q. Bình Tân, TP. Hồ Chí Minh
  Địa chỉ 2: J01–L16, An Phú Shop Villa, KĐT. Dương Nội, P. Dương Nội, Q. Hà Đông, TP. Hà Nội
  Hotline: 0899 999 419
  Website: https://thegioimaypha.com/

Tóm lại, việc nắm rõ và tính toán chi tiết chi phí mở quán cafe sẽ giúp bạn chủ động hơn trong quá trình chuẩn bị và vận hành. Từ tiền thuê mặt bằng, thiết kế trang trí, máy móc, nguyên vật liệu cho đến chi phí nhân sự và marketing, mỗi hạng mục đều có vai trò quan trọng trong việc quyết định sự thành công lâu dài của quán. Khi có kế hoạch tài chính rõ ràng và nguồn vốn dự phòng hợp lý, bạn sẽ hạn chế tối đa rủi ro và nâng cao khả năng sinh lời. Nếu bạn đang có ý định khởi nghiệp trong lĩnh vực F&B, hãy bắt đầu bằng việc phân tích kỹ lưỡng chi phí để lựa chọn mô hình phù hợp và xây dựng một quán cà phê phát triển bền vững.

Xem thêm: Top 6 Khóa Cửa Điện Tử HAFELE Chất Lượng Tốt Nhất Hiện Nay